Thursday, July 27, 2006

MANUAL DE CORRESPONDÊNCIA OFICIAL DA

MANUAL DE CORRESPONDÊNCIA OFICIAL DA
UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA



I – Na expedição da correspondência da Universidade serão observadas as seguintes normas e definições:
1. ATO (abreviação AR): instrumento pelo qual o Reitor baixa instruções ou formaliza decisões em matéria de sua competência.
2. CARTA (abreviações C-MRT, C-APC, C-VRT, C-IED, C-GEO, etc): forma pelo qual o Reitor, Vice-Reitor, Assessores, Chefes de Gabinete, Decanos, Superintendente Executivo, Diretores, e Chefes de Departamentos e Serviços, dirigem-se a outras pessoas, da comunidade universitária ou não, para cortesias, solicitações, convites e agradecimentos, ou assuntos de serviços nas respectivas áreas de competência, aos quais deseja imprimir cunho pessoal.
3. CARTA FUB ou CARTA UnB (abreviações C-FUB ou C-UnB): forma pelo qual o Reitor, ou o Vice-Reitor no exercício da Reitoria, se dirige a pessoas que não pertençam à comunidade universitária para, em nome da Fundação ou da Universidade de Brasília, fazer solicitações, convites e agradecimentos, ou ainda para tratar de assuntos de serviço, quando pretenda imprimir cunho pessoal ou assunto tratado.
4. CERTIDÃO: transcrição ou resumo, feito a pedido, de atos ou fatos consignados em registros oficiais. As certidões referentes à assuntos acadêmicos são da exclusiva competência da DAA e dos DECANOS e as referências a quaisquer outros assuntos administrativos são da competência do SPR.
5. DESPACHO: decisão escrita, final ou exarada em ofício, carta, memorando, requerimento e a processo de modo geral.
6 EDITAL: comunicação em que o Reitor ou pessoa com sua delegação específica, dá conhecimento ao público de fatos administrativos ou não, cujo caráter transcende o interesse da comunidade universitária.
7. INSTRUÇÃO DO REITOR, DO VICE-REITOR, DO SUPERINTENDENTE EXECUTIVO, DO DIRETOR, DO CHEFE DO DEPARTAMENTO OU DO CHEFE DE SERVIÇO (abreviações I-MRT, I-VRT, I-SPR, I-IED, I-IBD, I-FIS, I-PES, etc): forma pela qual essas pessoas divulgam decisões administrativas, recomendações, esclarecimentos ou informações, de interesse geral nas respectivas áreas de competência.
8. MEMORANDO (abreviações M-MRT, M-FIS, etc): forma pela qual o Reitor, o Vice-Reitor, Decanos, Superintendente, Executivo, Diretores de Unidades Administrativas, Chefes de Gabinete, Encarregados de Serviço e Chefe de Seção dão ciência individual, ou a um número reduzido de pessoas a elas subordinadas, de recomendações ou pedem esclarecimentos. Nessa modalidade de correspondência são feitas pelo Reitor, ou pessoa por ele indicada, alterações e movimentações de pessoal. Ainda nessa modalidade de correspondência os responsáveis de diferentes unidades, observados os respectivos níveis, comunicam fato de natureza administrativa de interesse mútuo.
9. OFÍCIOS EXTERNOS (abreviações OE-VRT, OE-CIS, etc): forma pela qual o VRT, o GRE, os Decanos, o SPR, Diretores e Chefes de Departamento, dirigem-se a autoridades não pertencentes à Universidade para tratar de problemas administrativos específicos, nas diversas estruturas. Todos os ofícios dessa natureza, devem ter além cópia arquivada nas unidades próprias, outra que será arquivada na seção de protocolo e arquivo.

10. OFÍCIO FUB ou OFÍCIO UnB (abreviações O-FUB ou O-UnB): forma pela qual o Reitor, ou o Vice-Reitor no exercício da Reitoria, se dirige à autoridades fora da Universidade, para tratar de problemas da Fundação ou da Universidade.
11. OFÍCIO INTERNO (abreviações OI-IED, OI-IBD, etc): forma pela qual os Diretores se dirigem à Reitoria ou os Chefes de Departamento ao Diretor, ou ainda à Reitoria, por intermédio do Diretor, para tratar de problemas administrativos específicos.
12. PARECER: forma pela qual os assessores expõe ao MRT opinião técnica sobre matéria de sua competência.
13. PROVISÃO: forma adotada pelo Reitor sob imperativo de urgência para divulgar matéria da competência final de órgão imediatamente superior. Refere-se ainda à forma mediante a qual, trimestralmente, a APC submete ao Reitor em formulário próprio, modificações no orçamento interno da UnB.
14. RELATÓRIO: forma pela qual, em época prevista ou não, são encaminhados resumos de atividades, estudo, análise, etc.
15. REQUERIMENTO: forma pela qual os membros da comunidade universitária dirigem-se à autoridade competente pelas vias normais, visando concessão de regalia especial prevista em lei ou o reconhecimento de um direito legítimo.
16. RESOLUÇÃO: forma pela qual o Reitor promove ou dá acesso a professores do Quadro, reclassifica os demais servidores, constitui comissões especial e divulga deliberações dos órgãos colegiados.
II. Além da classificação comum a correspondência interna oficial terá, quanto ao sigilo a ser observado, a seguinte classificação:
a) correspondência reservada, quando seu conteúdo deva ser limitado a número reduzido de pessoas de hierarquia universitária igual ou superior à do destinatário;
b) correspondência confidencial, quando seu conteúdo deva ser limitado, ainda que na fase inicial, apenas ao destinatário e, eventualmente, aos que, em via direta, lhe são hierarquicamente superiores.
A classificação de correspondência oficial e assunto de competência específica dos Chefes de Departamento, Diretores de Unidades, Decanos, VRT, Assessores e MRT, e sua desclassificação é da competência exclusiva de Diretores de Unidades de Ensino, do SPR e do MRT.
A correspondência terá, ainda, quanto à urgência, à ser dada no seu encaminhamento três classificações:
a) comum: aquela que deva ter tramitação normal;
b) urgente: quando deve ser encaminhada com rapidez especial por tratar de problemas para cuja solução se exijam providências imediatas sob pena de danos pessoais ou materiais latentes, neste caso, conter em local visível e em letras vermelhas a palavra URGENTE.
c) urgentíssima: é aquela que, apresentando as peculiaridades da correspondência urgente, deva ser entregue imediatamente em mãos aos destinatário, sem passar pelas tramitações normais, por cuidar de assuntos envolvendo danos pessoais ou materiais, devendo esse caráter ser expresso com a palavra urgentíssimo colocada em local de destaque, em letra vermelha.

III. A correspondência oficial deverá obedecer às seguintes normas:
a) deverá ser datilografada de um único lado da folha;
b) deverá obedecer às regras de correção gramatical e de ortografia vigente;
c) quanto à linguagem, deverá ser sóbria e simples, utilizar as ordens pessoal e direta, expor de forma clara, precisa e concisa, ter períodos curtos e dispensar expressões cuja ausência não indicam desconsideração ao destinatário, devendo ser abolida toda adjetivação desnecessária e supérflua;
d) quanto às abreviaturas devem ser estritamente observadas as constantes dos Anexos 1 e 2 do Regimento da Reitoria, bem como a de codificação de disciplinas constantes dos Anexos ao Regimento Geral;
e) quanto ao tratamento, a correspondência interna deverá observar a de “Senhor” – por exemplo: “Senhor Diretor, Senhor Decano, Senhor Vice-Reitor, Senhor Encarregado, Senhor Professor, etc.”; quanto à correspondência externa, o tratamento será o consagrado oficialmente;
f) quanto ao fecho, devem ser adotadas as expressões de praxe como: “apresento as expressões, testemunho, protesto, de estima, deferência, respeito, consideração, etc.”;
IV. Os despachos exarados em ofícios, requerimentos, memorandos, etc., sempre que possível devem ser feitos à máquina, executados os casos de arquivamentos, conhecimento, devolução e distribuição.
V. Torna-se compulsória, na correspondência oficial da UnB, a indicação da sua distribuição, no canto esquerdo inferior da última folha, adotando-se as codificações e abreviaturas de que tratam os Anexos 1 e 2 ao Regimento da Reitoria, bem como a indicação das iniciais de quem a datilografou.
VI. Ressalvado o envio de comunicações, toda e qualquer solicitação de providências por parte da Reitoria, junto às unidades de ensino, e executadas as oriundas da DAA que se refiram ao estabelecimento de providências de ordem acadêmica, será feita:
a) pelo MRT;
b) pelo VRT, na hipótese dos artigos 7o e 15 do Regimento da Reitoria;
c) pelos Decanos nas respectivas áreas de competência, às respectivas Câmaras e Congregações, às pessoas que as integram e às comissões próprias;
d) pelo SPR, na sua respectiva competência;
e) pelos Assessores do GRE, quando por ordem do MRT.
O envio da correspondência oficial das Unidades de Ensino e qualquer órgão da Reitoria far-se-á por intermédio do MRT, Assessores, VRT, Decanos e SPR, de acordo com a natureza do assunto a ser tratado e necessariamente dará entrada na SPA.
VII. Quanto à incineração e arquivamento de correspondência oficial, a Reitoria baixará oportunamente normas a respeito.
VIII. Apensos a este Manual encontram-se modelos de correspondência.
IX. Oportunamente, a Reitoria fará a distribuição de modelos próprios para os diferentes documentos descritos neste Manual. Os atuais modelos continuarão a ser usados, obedecidos os dispositivos deste manual.
Modelo de Memorando.
M-MAR-005/72 Brasília, 27 de julho de 1972.


DO : MAR
AO : Secretário Administrativo da FSD
Referência: M-FSD-001/72







Senhor Secretário:


Informo a Vossa Senhoria que acha-se à disposição dessa Unidade o material solicitado no memorando referenciado.


Atenciosamente,


FULANO DE TALChefe do MAR


Cópias: 1. MAR 2. COM 3. PAT

CMRL/FLO
OI-FIS-001/72
DO: FISAO: MRTVia: IED

Assunto: Comparecimento a Simpósio
Referências: a) Ofício do Conselho Nacional de Pesquisas n. CNPq 000/00 b) Instrução da Reitoria n. 00/72Anexos: a) Trabalho de autoria do Professor CARLOS SILVA b) Bibliografia


Magnífico Reitor:

Venho solicitar que seja estudada a possibilidade de o Professor CARLOS SILVA comparecer ao simpósio mencionado na referência a.
O Professor, conforme indicado no anexo a, obteve resultados importantes sobre semi-condutores que justificam seu comparecimento ao simpósio em questão e seus trabalhos anteriores acham-se citados na bibliografia constante do anexo b.
Certo da atenção de Vossa Magnificência, renovo minhas expressões de apreço e consideração.


FULANO DE TALChefe do Departamento


Cópias: 1. IED 2. FIS 3. Prof. CARLOS SILVA


1o DESPACHO:

DO: IEDAO: MRT

Magnífico Reitor:

Esta Direção nada tem a opor quanto ao solicitado no ofício original.

Atenciosas saudações,

SICRANO DE TALDiretor do IE

ContatoGrupo de Trabalho do Manual de Correspondência Administrativa mcaunb-l@majordomo.unb.br

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Avaliação e SugestõesRoberto Mizuno - SPLJorge Alberto da Silva - SRH/Procap

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